Adatvédelmi tájékoztató
ADATVÉDELMI és ADATKEZELÉSI SZABÁLYZAT
Merkl Krisztina egyéni vállalkozó
Preambulum
A vállalkozás adatkezelőként a személyes adatok kezelésének céljait és eszközeit önállóan vagy másokkal együtt határozza meg.
Az adatkezelés a személyes adatokon vagy adatállományokon automatizált vagy nem automatizált módon végzett bármely művelet vagy műveletek összessége, így a gyűjtés, rögzítés, rendszerezés, tagolás, tárolás, átalakítás vagy megváltoztatás, lekérdezés, betekintés, felhasználás, közlés, továbbítás, terjesztés vagy egyéb módon történő hozzáférhetővé tétel útján, összehangolás vagy összekapcsolás, korlátozás, törlés, illetve megsemmisítés.
Személyes adatnak minősül az azonosított vagy azonosítható természetes személyre („érintett”) vonatkozó bármely információ. Azonosítható az a természetes személy, aki közvetlen vagy közvetett módon, különösen valamely azonosító, például név, szám, helymeghatározó adat, online azonosító vagy a természetes személy testi, fiziológiai, genetikai, szellemi, gazdasági, kulturális vagy szociális azonosságára vonatkozó egy vagy több tényező alapján azonosítható.
A vállalkozás adatkezelőként tiszteletben tartja mindazon személyek magánszféráját, akik számára személyes adatot adnak át és elkötelezett ezek védelmében.
Meghatározások
Személyes adat: Azonosított vagy azonosítható természetes személyre („érintett”) vonatkozó bármely információ. Azonosítható az a természetes személy, aki közvetlen vagy közvetett módon, különösen valamely azonosító, például név, szám, helymeghatározó adat, online azonosító vagy a természetes személy testi, fiziológiai, genetikai, szellemi, gazdasági, kulturális vagy szociális azonosságára vonatkozó egy vagy több tényező alapján azonosítható.
Adatkezelés: Személyes adatokon vagy adatállományokon automatizált vagy nem automatizált módon végzett bármely művelet vagy műveletek összessége, így a gyűjtés, rögzítés, rendszerezés, tagolás, tárolás, átalakítás vagy megváltoztatás, lekérdezés, betekintés, felhasználás, közlés továbbítás terjesztés vagy egyéb módon történő hozzáférhetővé tétel útján, összehangolás vagy összekapcsolás, korlátozás, törlés illetve megsemmisítés.
Adatkezelő: Az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, amely a személyes adatok kezelésének céljait és eszközeit önállóan vagy másokkal együtt meghatározza.
Adatfeldolgozó: Az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, amely az adatkezelő nevében személyes adatokat kezel.
Adatvédelmi incidens: a biztonság olyan sérülése, amely a továbbított, tárolt vagy más módon kezelt személyes adatok véletlen vagy jogellenes megsemmisítését, elvesztését, megváltoztatását, jogosulatlan közlését vagy az azokhoz való jogosulatlan hozzáférést eredményezi. Az adatvédelmi incidens az általános információbiztonsági incidens speciális formája, amely a személyes adatokra vonatkozik.
Vállalkozás: gazdasági tevékenységet folytató természetes vagy jogi személy, függetlenül a jogi formájától, ideértve a rendszeres gazdasági tevékenységet folytató személyegyesítő társaságokat és egyesületeket is.
DPO: Data Protection Officer, a GDPR 37-39. cikke szerinti adatvédelmi tisztviselő.
Felügyeleti Hatóság: egy tagállam által a GDPR 51. cikkének megfelelően létrehozott független közhatalmi szerv.
NAIH: Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság.
Érintett: A jelen Szabályzat alkalmazásában Érintett az a természetes személy, akire vonatkozóan az Adatkezelő személyes adatot kezel.
Adatkezelési Nyilvántartás: Az Adatkezelő által az Érintettek vonatkozásában végzett összes adatkezelési tevékenység nyilvántartása a GDPR 30. cikkében meghatározott tartalommal.
I.
Társaságunk a GDPR 13. cikke alapján az alábbi tájékoztatást adja az érintett személyek részére:
Az Adatkezelő adatai:
Adatkezelő: Merkl Krisztina egyéni vállalkozó
Székhely: 7130 Tolna, Alkotmány u. 22.
Adószám: 61352973-2-37
E-mail: postmaster@cbamerkl.t-online.hu
Telefon: +36 74/441-524
Képviseli: Merkl Krisztina
Adatfeldolgozás:
A vállalkozás bizonyos esetekben külső adatfeldolgozót vesz igénybe.
Az adatfeldolgozó kizárólag olyan utasításokat hajthat végre, amelyek írásban rögzítettek.
Az adatkezelő és az adatfeldolgozó között kötelező írásbeli szerződést kötni, melynek tartalmaznia kell az adatkezelő által az adatfeldolgozónak átadott adatokat és az adatfeldolgozó azokkal végzett tevékenységét.
Titoktartás kötelezi a személyes adatok kezelésével foglalkozó munkavállalókat.
Az adatbiztonság garantálása érdekében az adatfeldolgozó végrehajtja a szervezési és technikai intézkedéseket.
Az adatfeldolgozó segíti az adatkezelőt abban, hogy teljesítse kötelezettségeit.
Az adatfeldolgozó az adatkezelő döntése alapján minden személyes adatot visszajuttat az adatkezelőnek vagy töröl, törli a meglévő másolatokat, egy kivétellel, ha a tagállami vagy az uniós jog az adatok tárolását írja elő.
Az adatfeldolgozó elősegíti és lehetővé teszi az adatkezelő által vagy az általa megbízott ellenőr segítségével végzett auditokat, helyszíni vizsgálatokat.
Amennyiben az adatfeldolgozó további adatfeldolgozó segítségét veszi igénybe, úgy őrá ugyanazok a kötelezettségek vonatkoznak, mint amelyek eredetileg a szerződés által létrejöttek az adatfeldolgozó és az adatkezelő között.
Adatvédelmi intézkedések:
Az adatbiztonság garantálása érdekében az alábbi szervezési és technikai intézkedéseket hajtjuk végre:
Az adatokat az Adatkezelő úgy kezeli, hogy az adatkezelő személyén kívül más személy ne láthassa.
A gyakorlatnak megfelelően szükséges módosítani, kiegészíteni:
A papír alapon kezelt személyes adatok zárható szekrényben kerülnek tárolásra.
Az adatkezelő személyeket titoktartási kötelezettség terheli.
A számítógépes rendszerekhez történő hozzáférését felhasználói belépéshez kötjük, jogosultságot csak az arra jogosult felhasználók kapnak. Az adatokhoz történő hozzáférés csak biztonságos módon, és akként történhet (jelszóval), hogy az adatkezelő személye azonosítható legyen. A jogosultság indokának megszűnése esetén az adatokhoz történő hozzáférést haladéktalanul meg kell szüntetni.
A cég szerverein tárolt dokumentumok jogosultsága központilag korlátozott az érintett személyre. A központi felhasználói (domain user) jelszó határozza meg, hogy a hálózaton melyik munkavállaló milyen fájlokhoz, könyvtárakhoz fér hozzá, milyen rendszereket használhat. Ezt a központi IT felügyeli.
Személyes adatokat is kezelő rendszereink nyilvántartásaihoz (BÉR, Iktató) külön felhasználói jogosultságokkal lehet hozzáférni. Az adatokhoz történő hozzáférés csak biztonságos módon, és akként történhet (jelszóval), hogy az adatkezelő személye azonosítható legyen. Ezt a helyi IT felügyeli. A jogosultság indokának megszűnése esetén az adatokhoz történő hozzáférést haladéktalanul meg kell szüntetni.
Jelszókezelés: Pl. A jelszó kialakítására megvannak a biztonsági előírások (kisbetű, nagybetű, szám és 10 karakter minimum). A domain jelszavát mindenkinek 90 naponként meg kell újítania. A személyes adatokat is kezelő felhasználói rendszereink jelszó kialakításának szabályait a szoftver előállítója írja elő.
Az adatokat szervereken tároljuk, az erről készült mentések rendje központilag szabályozott.
Számítógépes rendszereinken korszerű, naponta frissülő vírusvédelmi rendszer fut, ezzel is biztosítva a személyes adatok biztonságos kezelését és illetéktelen személyek kizárását.
Szerverre vonatkozó biztonsági előírások: Pl. A szerverszobákba csak az arra jogosult személyek léphetnek be.
Adatvédelmi tisztviselő:
A vállalkozás a GDPR 37. cikke alapján nem köteles adatvédelmi tisztviselő kinevezésére
Adatvédelmi kérelmek:
Amennyiben bármilyen kérése vagy kérdése van az adatkezeléssel kapcsolatban, kérelmét postai úton a 7130 Tolna, Alkotmány u. 22.
vagy elektronikusan a postmaster@cbamerkl.t-online.hu küldheti.
A választ késedelem nélkül, de legfeljebb 30 napon belül küldjük az Ön által meghatározott címre.
Külföldi adattovábbítás:
Az adatot a vállalkozás külföldre nem továbbít.
II.
Az adatkezelésének célja, jogalapja, időtartama:
Adatkezelési célok:
A vállalkozás az alábbi célokból végez adatkezelést a jogszabályokkal összhangban:
- a) munkavállalók és pályázók adatainak kezelése (külön szabályzatban meghatározott feltételekkel);
- b) szerződéses partnerek kapcsolattartói adatainak kezelése a szerződés teljesítése céljából;
- c) ügyfelek megrendeléseinek teljesítése;
- d) vagyonvédelem, személyi biztonság;
- e) törvényben meghatározott kötelezettség teljesítése céljából.
Adatkezelés jogalapja:
GDPR 6.cikk (1) bekezdés a) pont: érintett hozzájárulása
GDPR 6.cikk (1) bekezdés b) pont: szerződés teljesítéséhez szükséges
GDPR 6.cikk (1) bekezdés c) pont: jogi kötelezettség teljesítéséhez szükséges
GDPR 6.cikk (1) bekezdés f) pont: jogos érdek, mindig érdekmérlegelés szükséges
Az egyes adatkezelési tevékenységek jogalapja:
a számviteli jogszabályoknak megfelelő számlát kiállítása: jogalap: GDPR 6. cikk (1) bekezdés c) pont,
kapcsolattartás: jogalap (a partnerek munkavállalóinak adatai esetében az adatkezelés) jogalapja: GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) és a) pont. Az adatkezelő jogos érdeke: üzletmenet folytonosság, továbbá az érintett hozzájárulása;
munkavállalók adatainak kezelése: GDPR 6. cikk (1) bekezdés b), c) pontok, esetenként GDPR 6. cikk (1) bekezdés a), f) pont;
szerződéses partnerek adatainak kezelése: jogalap GDPR 6. cikk (1) bekezdés a) és b) pont;
biztonsági kamera üzemeltetése jogalap: GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pont. (részletszabályait külön szabályzat tartalmazza).
Az érintett személyes adatainak jogos érdek alapján történő kezelése esetén érdekmérlegelést végzünk, melynek során:
beazonosítjuk és rögzítjük a jogos érdeket,
beazonosítjuk és rögzítjük az érintett érdekeit és jogait,
szükségesség és arányosság, a célhoz kötöttség, adattakarékosság, korlátozott tárolhatóság elve alapján mérlegelés,
tájékoztatjuk az érintettet az érdekmérlegelésről.
Az adatkezelés időtartama:
Az adatkezelés időtartama az adatkezelési nyilvántartásban meghatározott ideig történik.
A számlákat jogi kötelezettség miatt legalább 8 évig megőrizzük. A számlakiállítás alapjául szolgáló iratok megőrzési ideje 8 év.
A munkaviszony alapjául szolgáló iratok megőrzési ideje: változó időtartamok.
A kapcsolattartás céljából megadott adatok megőrzési ideje a kapcsolat megszűnését követő 1 év.
Szerződés teljesítéséhez kapcsolódó adatok megőrzése: 5 év.
III.
Érintetti jogok:
A személyes adataihoz kapcsolódóan az érintettnek a jogszabályban meghatározott jogai vannak.
hozzáférési jog (adatok megismerése, az a tény, hogy történik-e adatkezelés);
amennyiben egy adat elavult vagy helytelen, ennek kiigazítása;
törlés (kizárólag a hozzájáruláson alapuló adatkezelés esetén);
az adat kezelésének korlátozása;
a személyes adatok direkt marketing célokra való használatának megtiltása;
személyes adatainak harmadik személy szolgáltató számára történő átadása, vagy ennek megtiltása;
bármely az adatkezelő által kezelt személyes adatról másolat kérése; vagy
tiltakozás a személyes adat kezelése ellen;
jogorvoslat (lásd: V. pontban).
IV.
Adatvédelmi incidens:
Az adatbiztonság olyan sérülése, mely a kezelt személyes adatok véletlen vagy jogellenes megsemmisítését, elvesztését, megváltoztatását, jogosulatlan közlését vagy az azokhoz való jogosulatlan hozzáférést eredményezi.
A vállalkozás biztosítja az adatkezeléshez kapcsolódó kockázat mértékének megfelelő adatbiztonságot, melynek sérülése esetén késedelem nélkül, de legkésőbb a tudomásra jutástól számított 72 órán belül az adatkezelő bejelentést tesz a felügyeleti hatóságnak és tájékoztatja az érintettet is.
A vállalkozás az adatvédelmi incidens tudomására jutását követően haladéktalanul megteszi a szükséges biztonsági intézkedéseket az adatvédelmi incidens alapját adó sérülés megszüntetése, helyreállítása céljából.
Az érintettet értesítjük a megtett intézkedésekről és azok eredményéről.
V.
Jogorvoslati tájékoztatás:
Magyarországon az adatvédelmi felügyeleti hatóság: Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság (továbbiakban: NAIH, cím: 1055 Budapest, Falk Miksa utca 9-11., telefon: +36-1-391-1400, telefax: +36-1-391-1410, e-mail: ügyfelszolgalat@naih.hu). Amennyiben az érintett az Adatkezelő felé intézett panasz kivizsgálásával nem ért egyet jogosult panaszával a felügyeleti hatósághoz fordulni.
Az érintett a Polgári perrendtartásról szóló 2016. évi CXXX. törvény szerint hatáskörrel és illetékességgel rendelkező Bíróság előtt is jogosult érvényesíteni személyes adatok kezelésével kapcsolatos jogait.
Lezárva: 2022. március hó 18. napján
Merkl Krisztina EV.
